10 Funktionen eines Verwaltungsassistenten

Der Funktionen eines Verwaltungsassistenten Sie sind Hilfe und Begleitaufgaben für die normalen Aktivitäten, die von einem Unternehmen entwickelt wurden. Daher sind sie grundlegend für die wirksame Funktionsweise desselben.

Diese Aktivitäten sind in der Regel je nach Geschäftsbereich des Unternehmens, in dem sie arbeiten, unterschiedlich. Zum Beispiel haben die Teilnehmer in speziellen Ämtern wie Rechtsstudien in der Regel eine spezielle Schulung für die Durchführung bestimmter Aktivitäten.

Es gibt jedoch Funktionen, die in allen Bereichen gemeinsam sind, die sich normalerweise um die Verteilung und Verwaltung von Informationen innerhalb des Büros drehen. Dies umfasst die Organisation von Dokumentenverwaltung, Dateien und Veranstaltungen.

Aber diese Aktivitäten können viel breiter werden. In einigen Fällen müssen Verwaltungsteilnehmer auch die Verarbeitung von Rechnungslegungsinformationen und sogar den Betrieb der technologischen Ressourcen des Unternehmens garantieren.

Hauptfunktionen eines Verwaltungsassistenten

1- Dokumentverwaltung

Eine der Hauptfunktionen eines Verwaltungsassistenten besteht darin, den Mitgliedern der Dokumente und der Dateiverwaltung zu helfen.

Normalerweise bezieht sich diese Aufgabe mit Speicher, Organisation und Verwaltung von Dateien. Bei bestimmten Gelegenheiten kann es jedoch auch erforderlich sein, Dokumente zu schreiben, zu bearbeiten und zu überprüfen.

In einigen Unternehmen werden sie sogar gebeten, Karten oder Notizen auszuziehen und die Minuten der Treffen aufzuzeichnen, die stattfinden.

In einigen Fällen ist beispielsweise in Bezug auf ein Gesetz der Anwälte eine spezielle Schulung erforderlich, um diese Funktionen zu erfüllen.

Auf der anderen Seite benötigen Verwaltungsassistenten, die im Bereich Medizin arbeiten. Sie müssen über das notwendige Training für die Behandlung mit Patienten und das Lesen von medizinischen Berichten verfügen.

2- Veranstaltungsplanung

Die Veranstaltungsplanung der Büro liegt in der Regel auch in der Verantwortung der Verwaltungsbeteiligten. Die Größe dieser Verantwortung kann je nach Größe des Unternehmens variabel sein.

Eine Veranstaltung kann einfach ein Vorstand oder ein Geschäftsessen sein, aber es kann auch eine größere Kongress- oder Geschäftspartei sein. In beiden Fällen muss der Assistent alle Kriterien im Zusammenhang mit der Veranstaltung verwalten.

Dies schließt die Kontaktaufnahme, Vorbehalte, die Auswahl der Menüs und die Dekoration ein. Es umfasst jedoch auch Kontaktaufnahme, Einladung und Bestätigung der Teilnehmer, Redner und Redner, falls dies erforderlich ist.

3- Angesicht zu Angesicht für Benutzer und Besucher

Die Aufmerksamkeit der Benutzer ist in der Regel eine der häufigsten Aufgaben für Verwaltungsteilnehmer. Das Publikum, dem die Aufmerksamkeit immer auf die Größe des Unternehmens und seine geschäftliche Ausrichtung konzentriert.

Bei kleinen Unternehmen, die direkt für die Öffentlichkeit dienen, ist es möglich, dass der Verwaltungsassistent Kunden erhalten sollte. In diesem Fall zielt ihre Arbeit darauf ab, sie während ihres Durchgangs durch die Einrichtungen des Unternehmens zu führen und zu besuchen.

In größeren Unternehmen muss der Verwaltungsassistent andere Besucher als Partner oder große Lieferanten besuchen.

In diesem Fall wird Ihre Mission darin bestehen, sie in Einklang mit Ihrer Tagesordnung und den Besprechungen mit dem Management oder anderen Bereichen des Unternehmens zu führen.

4- Telefon und virtuelle Aufmerksamkeit

Die Kategorie des Benutzerdienstes umfasst Telefon- und virtuelle Pflege. Im Falle einer Telefonversorgung ist die Ausrichtung von Kunden und Partnern sowie die Organisation und Verwaltung von Agenden enthalten.

Wenn Sie sich auf die virtuelle Versorgung beziehen, hängen die Aufgaben von den vom Unternehmen für öffentlichen Dienst oder Informationsmanagement angeordneten Kanäle ab.

In einigen Fällen geht es darum, E -Mails zu verwalten, nach Bedarf Nachrichten zu beantworten, weiterzuleiten oder zu archivieren.

In anderen Fällen können virtuelle Kommunikationskanäle vielfältiger sind, können andere Aufgaben einbezogen werden, z.

In großen Unternehmen ist es üblich, dass es Personal gibt, die sich speziell auf die Aufmerksamkeit dieser Kommunikationskanäle konzentrieren. Wenn Unternehmen klein sind, bleibt diese Aufgabe normalerweise in den Händen der Verwaltungsteilnehmer.

5- Agendenverwaltung

Das Agendenmanagement ist in der Regel eine der wichtigsten Aufgaben der Verwaltungsbeteiligten. Diese Verantwortung umfasst die Erhalt von Terminen und Besprechungsanträgen per Telefon, Face -to -Face oder Online sowie die Organisation dieser auf der Tagesordnung gemäß den definierten Kriterien.

Es umfasst auch die Programmierung von Besprechungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens, Arbeitsessen und Geschäftsreisen.

In diesen letzten Fällen liegen die Reserve, Hotels, Restaurants oder Besprechungsräume des Assistenten auch in der Verantwortung des Assistenten bei Bedarf.

6- Buchhaltung

In einigen Fällen sind Verwaltungsteilnehmer für die Überwachung und Registrierung von Ausgaben im Unternehmen verantwortlich. Diese Aufgaben können einfach sein, z. B. die Registrierung bestimmter Ausgaben in einer Tabelle.

In einigen Fällen wird der Assistent gebeten, eine Ausbildung für die Entwicklung komplexerer Aufgaben zu haben. Zum Beispiel können Ihre Verantwortlichkeiten die Präsentation von Buchhaltungsberichten zum Management beinhalten.

Normalerweise hängt dies von der Größe des Unternehmens ab. Ein großes Unternehmen hat normalerweise spezialisiertere Rollen. In diesen werden die Buchhaltungsinformationen von einer Person verwaltet, die zu diesem Zweck eingestellt wurde.

Eine der grundlegenden Fähigkeiten für jeden Verwaltungsassistenten ist jedoch die Büro -Buchhaltungssoftware wie Microsoft Excel.

7- Technologisches Management

Das technologische Ressourcenmanagement ist auch Teil der Funktionen von Verwaltungsteilnehmern. In diesem Sinne ist es Verantwortung, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Instrumente für den Betrieb des Unternehmens gut funktionieren.

Dies schließt unter anderem die Sicherung von Informationen in Computerausrüstung und Antiviren -Update ein.

Andererseits ist die Verwaltung von Geräten wie Projektoren und Laptops enthalten. Es impliziert auch die Überprüfung und Wartung der erforderlichen Ausrüstung für die normale Entwicklung der Aktivitäten, die in ihrer Verantwortung liegen.

Dies bedeutet nicht, dass der Verwaltungsassistent über technisches Wissen verfügen muss. Ihre Arbeit besteht speziell in der Einstellung von technischem Personal, das die Wartung der Geräte regelmäßig durchführt, um Rückschläge zu vermeiden.

8- Korrespondenz- und Paketsammlung

Der Empfang und die Lieferung von Korrespondenz und Paket werden die Funktion des Verwaltungsassistenten sein. Dies ist bei Bedarf der Versandverfolgung von Zahlungen bewusst. Sie müssen wiederum die Korrespondenz verwalten und an die entsprechenden Abteilungen liefern.

9- Personaldatenmanagement

Der Verwaltungsassistent muss die personenbezogenen Daten des Unternehmens oder der Mitarbeiter von Institutionen kontrolliert haben. Dies wird dazu dienen, den Fall erforderlich zu machen. Das Auxiliary kann die Informationen schnell bereitstellen. Dazu kümmert er sich um die Erlangung der Identifizierungs- oder Zinsdaten jedes Mitarbeiters.

10- Information Transkription

In Besprechungen ist es möglich, dass das Vorhandensein des Verwaltungsassistenten die oben genannten zur Kenntnis nehmen und anschließend in das schriftliche Format transkribiert wird. Das Gleiche gilt, wenn einige Gespräche von Audio geführt werden und transkribiert werden müssen.

Fähigkeiten eines Verwaltungsassistenten

Unter den Fähigkeiten und Fähigkeiten eines Verwaltungsassistenten konnten erwähnt werden:

- Bürowissen (Datenbank, Tabellenkalkulationen, Textprozessoren, Selbst -Eeditionsprogramme ...).

- Kommunikationsfähigkeit.

- Organisiert werden.

- Fähigkeit, Zeit und Ressourcen zu verwalten.

- Gutes Gedächtnis. 

- Geschicklichkeit mit Computerprogrammen. 

- Fähigkeit zum Schreiben.

- Synthesekapazität.

- Kapazität für Teamarbeit.

- Gutes Maß an Schreiben, Rechtschreibung und Leseverständnis.

- Effizienz und Produktivität.