Funktionen einer Sekretärin

Unter den Hauptstücken Funktionen einer Sekretärin Sie betonen die Tagesordnung, kümmern sich um die Öffentlichkeit und verwalten vertrauliche Informationen. Es ist die Person, die für die Ausführung von Aufgaben der Verwaltungshilfe in einem Büro verantwortlich ist.

Diese Position kann von einem Mann oder einer Frau ausgeübt werden, obwohl es am häufigsten ist, dass es eine Frau ist, die ihn ausübt. Sie sind in der Regel für vertrauliche Angelegenheiten von Menschen mit einer Hierarchie innerhalb des Unternehmens verantwortlich, wie beispielsweise Direktoren, Manager, Präsidenten, unter anderem. Das kommt, um sie in die rechte Hand der Exekutive zu verwandeln, für die sie arbeiten.

Wenn das Unternehmen klein ist, hängt die größte Arbeitsbelastung des Sekretärs mit grundlegenden Büroaufgaben zusammen.

Einige Länder der Welt widmen einen besonderen Tag im Jahr, um ihre Arbeit zu danken und ihre Arbeit zu feiern. Zum Beispiel ist der Sekretärstag in Kolumbien, Peru und Mexiko am 26. April, während es in Venezuela der 30. September ist.

Hauptfunktionen einer Sekretärin

Die Arbeit eines Sekretärs besteht darin, seinen Chef zu unterstützen, seine Rolle innerhalb der Organisation ohne Verzögerungen oder Ablenkungen vollständig einzuhalten.

Obwohl die Art des Unternehmens die Art der Arbeit eines Sekretärs beeinflusst, könnte man sagen, dass seine Hauptfunktionen:

1- Agenda-Management

Es liegt in der Verantwortung des Sekretärs, über die Tagesordnung der Person auf dem Laufenden zu bleiben, für die er arbeitet. Dort müssen Sie alle Ihre beruflichen Verpflichtungen und manchmal persönlich widerspiegeln.

Sie müssen auch die Daten aller Personen und Institutionen behalten, mit denen Ihr Arbeitgeber verwandt sein muss.

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Die Tagesordnung der Sekretärin dient normalerweise als operatives Protokoll der Exekutive, für die sie arbeitet.

2- Aufmerksamkeit für die Öffentlichkeit

Die Aufmerksamkeit für die Öffentlichkeit ist eine der grundlegendsten Aufgaben, die der Sekretär ausführen muss. Sie müssen Anrufe beantworten und ihre Vernunft sowie alle Daten aufzeichnen, die es Ihrem Arbeitgeber ermöglichen, die Angelegenheit zu überwachen.

Es ist auch die Person, die Besucher im Büro empfängt. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass der Sekretär ein Image nach dem Unternehmensimage des Arbeitsplatzes beibehält.

Seine Aufgabe dort ist nicht nur, um Besucher freundlich zu begrüßen und zu machen, sondern gibt auch die ersten Anweisungen und Richtlinien zur Organisationskultur und den internen Prozessen des Unternehmens.

3- Dokumentverwaltung

Neben der Person, die die Korrespondenz seines Chefs empfängt und verwaltet.

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Die Spezifität dieser Kompetenzen hängt von der Art der Arbeit ab, die in dem Bereich erforderlich ist, in dem sie funktioniert.

Die Sekretärin kümmert sich um die Kontaktdatenbank ihres Chefs und reicht die schriftliche Korrespondenz sowie die Versammlungsminuten und andere Interessensdokumente innerhalb des Büros ein.

Es ist der Sekretär, der normalerweise die in wichtigen Sitzungen besprochenen Angelegenheiten zur Kenntnis nehmen.

4- Sensitive Informationsmanagement (intern und extern)

Zu den Funktionen, die einen guten Sekretär unterscheiden.

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Beispiel.

Sie können auch Zugriff auf Umgebungsinformationen oder einen der Akteure im Zusammenhang mit dem Unternehmen haben. Diese Informationen müssen diskret, effizient und zeitnah verwaltet werden.

5- Office-Organisation

Der Sekretär muss die Geräte- und Büromöbel in Betrieb betreiben und behalten: Telefone, Fotokopierer, Drucker, Projektoren, Möbel, Filinger, unter anderem.

Es ist derjenige, der die Kontrolle über das Inventar von Inputs und Büroausrüstung hat. Es hält auch physische und elektronische Dateisysteme in Ordnung, sodass die Informationen bei Bedarf leicht verfügbar sind.

Die Sekretärin muss ihren sauberen und organisierten Arbeitsraum haben, da es normalerweise die ersten Dinge sind, die Menschen außerhalb des Unternehmens beim Betreten ihrer Einrichtungen sehen.

6- Vorbereitung von Präsentationen

Normalerweise muss eine Exekutive seine Berichte in Form von Präsentationen vorlegen, die die Informationen wieder aufnehmen und hierarchieren. Für diese Aufgabe bittet er normalerweise um Hilfe von seiner Sekretärin.

Die Person im Sekretariat muss sicherstellen, dass die Informationen, die dort angezeigt werden, die Daten, die Ihr Chef teilen möchte, korrekt widerspiegelt.

Es muss auch aufmerksam sein, dass es sich um eine Präsentation handelt, die frei von Rechtschreibfehlern ist und dass sie mit der grafischen Identität des Unternehmens übereinstimmt.

7- Verwaltungsüberwachung

Es liegt auch in der Verantwortung eines Sekretärs, sich zu bewusst zu sein.

Nach der hierarchischen Ebene seines Chefs kann der Sekretär die Genauigkeit der Daten validieren, die die Details der Haushaltsvorgänge widerspiegeln.

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Ein Sekretär muss sich mit der Managementkontrolle und der korrekten Verwaltung von Ressourcen innerhalb des Büros befassen.

8- Verschiebungsorganisation

Wenn der Chef viel für Labour -Angelegenheiten reisen muss, hat der Sekretär die Funktion, alles zu organisieren, was mit der Verschiebung zu tun hat. Aus dem Erwerb von Zug- oder Flugtickets der Unterkunft oder Einstellung eines Fahrers oder eines lokalen Leitfadens.

9- Kommunikation mit anderen Abteilungen

In vielen Fällen ist der Sekretär dafür verantwortlich, Informationen von anderen Abteilungen zu verteilen oder zu erhalten, bevor sie ihren Chef durchlaufen. Vermeiden Sie eine Arbeitsüberlastung auf Ihren Vorgesetzten, da sie die wichtigsten Bedürfnisse und diejenigen synthetisieren kann, und diejenigen, die mehr Dringlichkeit benötigen.

Die virtuelle Sekretärin

Mit dem Aufstieg der Online -Arbeiten entsteht die Figur der Sekretäre online oder virtuelle Assistenten.

Diese Sekretäre erledigen die meisten oben beschriebenen Aufgaben, aber aus der Ferne. In diesen Fällen berechnen die Sekretäre ihre Dienste pro Stunde oder nach Projekt.