Die 15 wichtigsten Bürofunktionen

Der Bürofunktionen, die dominieren Sie sind die Verwaltungsaktivitäten, die vom Personal eines Unternehmens, einer Organisation oder eines Instituts durchgeführt werden, und die für ihren Betrieb erforderlich sind. Wenn effizient effizient durchgeführt werden, sind die Ergebnisse viel besser als wenn sie schlecht gemacht werden.

Büroarbeiten haben normalerweise einen regulären Zeitplan von Montag bis Freitag, der um 8 oder 9 Uhr beginnt.M. und dauert bis zu 4 oder 5 p.M, obwohl dies je nach Ländern oder Regionen variiert.

Die meisten Büroarbeit erfordern grundlegende Fähigkeiten wie: Mundflüssigkeitskommunikation, Schreiben, Archivieren und einige Erfahrung mit Bürogeräten wie Computern, Fotokopierern usw.

Abhängig von der Ebene der angenommenen Position oder Verantwortung erfordert es, dass die Person eine technische, Universitäts- oder vierte Bildung besitzt.

Die wichtigsten Bürofunktionen, die dominieren

1- Planung

Dies ist die erste und wichtigste Aufgaben, da es darin besteht, zu definieren, wie organisatorische Methoden und Strukturen zum Geschäftsplan beitragen können.

Es gibt technologische Instrumente, die ihnen helfen, diese Methoden in Aufgaben unter den Teammitgliedern festzulegen, aber nur eine gute Planung kann sicherstellen, dass alles das Geschäftsziel beiträgt.

Für die allgemeine Planung ist eine klare Vision von Unternehmen und eine bestimmte hierarchische Ebene innerhalb des Unternehmens erforderlich, aber jedes Teammitglied muss seine Arbeit planen, damit sie die etablierten Ziele und Fristen erreichen können.

2- Transkriptions- und/oder Berichtsberichte

Eine Aufgabe, die die Zeit derjenigen einnimmt, die in einem Büro arbeiten Nachteile usw.) eines bestimmten Projekts.

Diese Schriften dienen auch als Aufzeichnung der Aktivität der Organisation, zu der dieses Amt angehört, für zukünftige Inspektionen oder Bewertungen.

3- Besuchen Sie Sitzungen

Sie sind Treffen zwischen den Mitgliedern eines Arbeitsteams, bei dem Ideen zu den aktuellen Projekten ausgetauscht werden, neue Vorschläge vorgelegt werden, Präsentationen, Berichte oder Berichte geteilt werden.

Sie haben normalerweise das Ziel, alle in Richtung eines gemeinsamen Ziels auszurichten und Rollen, Aufgaben und Fristen zuzuweisen. Sie dienen auch dazu, Unannehmlichkeiten zu lösen, die bei der Ausführung von Aufgaben entstanden sind.

Kann Ihnen dienen: Mittwochs -Phrasen

Sie haben normalerweise eine sehr definierte Häufigkeit, Dauer und Dynamik. Auch das, was sich darin unterhalten, ist normalerweise in Minuten oder Minuten für Ihr Archiv registriert.

Einige Organisationen haben tägliche Treffen, weitere einige Tage pro Woche, alle zwei Wochen und andere monatlich. Die Häufigkeit der Besprechungen hängt von jedem Unternehmen und ihren Bedürfnissen ab.

4- Programmbesprechungen

Es geht darum, die Agenda aller Menschen zu koordinieren, die sich in einem Treffen befinden müssen, damit sie es schaffen, an einem bestimmten Ort und einer bestimmten Zeit zusammenzufallen.

Es ist eine Aufgabe, die überwältigend sein kann, daher kann es eine gute Idee sein, sich auf Technologie zu verlassen. Es gibt Anwendungen wie Planonce, mit denen Sie automatisch Besprechungen programmieren können.

5- E-Mail von Unternehmens-E-Mails prüfen

Es ist eine Aufgabe, die lange dauern kann. Ein im Jahr 2016 veröffentlichter Adobe-Bericht, der sich aus einer selbstverwalteten Umfrage an mehr als tausend Arbeiter ergab, zeigt, dass wir durchschnittlich 20 bestehen.5 Stunden pro Woche, um unsere Arbeits -E -Mail zu überprüfen.

E -Mails klassifizieren, lesen und beantworten, ist eine sehr häufige Kommunikationsform und ermöglicht den Austausch von Dateien und Impressionen im Zusammenhang mit einem Organisationsprojekt oder einem Prozess.

Obwohl Unternehmen ständig nach effizienteren Mail -Management -Formularen suchen, gibt es auch Anwendungen wie Smart Labels von Google Mails.

Eine andere Möglichkeit, diese Aufgabe zu beschleunigen.

6- Finanzmanagement

Diese Aufgabe muss garantiert werden, dass Geld ihren Lebenszyklus beim Kauf und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen erfüllt. dass alle Rechnungen gesendet, registriert, bezahlt und gesendet werden. Natürlich gibt es Büros, in denen sie sich nur dafür engagieren.

Diese Aktivität umfasst auch die Aufrechterhaltung von Finanzkonten und rechtlichen Dokumenten, die so aktualisiert werden, dass es keine Unannehmlichkeiten mit dem rechtlichen Rahmen gibt, der die betreffende Organisation betrifft.

Es kann Ihnen dienen: Ghost Darm: Eigenschaften, Kultivierung und Verwendung

7-Logistik

Diese Funktion garantiert, dass alle Waren im Zusammenhang mit der Arbeit des Unternehmens von und zu den Lagern und Kunden transportiert werden. Dazu gehören auch die Verbindung zu Lieferanten, um Rohstoffe für die Herstellung neuer Produkte zu erhalten.

Das Ziel dieser Funktion ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen in seinem Besitz alles ist.

8- Rufen Sie die Aufmerksamkeit auf

In einem Büro ist es auch erforderlich. 

Obwohl es eine einfache Aufgabe erscheint, erfordert es ein bestimmtes Protokoll, da es die Stimme sein kann, die jemand außerhalb des Unternehmens mit dem Bild davon verbindet. Daher ist es wichtig, dass die Höflichkeitsregeln respektiert werden, ein institutioneller Ton beibehalten wird, das Volumen der Sprache und das verwendete Vokabular moderiert werden.

Eine weitere wichtige Tatsache, die bei der Ausführung dieser Funktion manchmal übersehen wird, besteht darin, so viele Daten wie möglich auf der anderen Seite des Telefons aufzuschreiben. Dadurch werden die Kontaktdatenbank des Unternehmens gefüttert und ermöglicht es Ihnen, das während des Telefongesprächs besprochene Problem zu überwachen.

9- Archivorganisation

Die meisten Aufgaben, die in einem Büro ausgeführt werden, generieren einige Dokumente: Rechnungen, Notizen, Minuten, Protokolle, Verkaufsberichte usw.

In Digital oder Papier ist es eine Menge an Informationen, die von jemandem erforderlich sind, um es zu katalogisieren, einzureichen und nach seinem wichtigsten Wert für das Unternehmen zu schützen.

Genau dieser letzte Punkt, der des Informationsschutzes, ist ein Problem, das für viele Organisationen zu Kopfschmerzen geworden ist, so dass Tools, Protokolle und Verfahren, die in der Archiv nach Sicherheit suchen Organisation.

In einigen Fällen externe harte Scheibe.

Kann Ihnen dienen: melancholische Phrasen

10- Unternehmens Mail-Ausschüttung

Eine Aufgabe, die, obwohl sie keine sehr hohe akademische Ausbildung benötigt, eine gute Organisation, Verantwortung und das Gefühl der Dringlichkeit erfordert, die Verteilung der Korrespondenz innerhalb des Büros ist.

Eine Skizze eines Designs, die von der Bank gesendete Kreditkarte, die Rechnungen eines Lieferanten oder das Antwortschreiben eines staatlichen Unternehmens sind einige der Dokumente, auf die jeder Mitarbeiter warten kann und auf die viele andere Prozesse von der Gesellschaft abhängen können.

11- Kundendienst

Diese Funktion besteht darin, Kunden mit Zweifeln oder Beschwerden über die von dem Unternehmen angebotenen Produkte oder Dienstleistungen körperlich zu besuchen.

12- Dokument und Kopieren von Dokumenten

Es besteht darin, die Dokumente zu drucken, die physisch gespeichert werden müssen oder deren Kopien dupliziert oder an die Mitarbeiter des Unternehmens geliefert werden müssen.

13- Interviews mit Kandidaten

Dies ist eine der Aufgaben des Personalauswahlprozesses. Sie können einzeln oder in einer Gruppe genommen werden, dh und konzentrieren sich auf einen einzelnen Kandidaten oder mehrere.

14- Kauf von Vorräten und Büromaterialien

Büromaterialien sind für ihre Effizienz von wesentlicher Bedeutung. Schreibwarenbedarf, Druckertinte, Verpackung oder Papier müssen immer verfügbar sein. Daher muss jemand für die Verwaltung verantwortlich sein.

15- Verwaltungsfunktionen

Verwaltungsbemühungen sind für ein Unternehmen von wesentlicher Bedeutung, um die Stabilität aufrechtzuerhalten und Erfolg in seinen Unternehmen zu erzielen kann. Es sind einige dieser Funktionen,.

Verweise

1. Audra Bianca (S/F). Büroorganisation & Planungstipps. Erholt von: Smallbusiness.Chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 Büroaufgaben, die automatisieren können und sollten. Geborgen von: ist.SBA.Regierung.
3. Dewei Caitlin (2016). Wie viele Stunden Ihres Lebens haben Sie in der Arbeit E -Mail verschwendet? Versuchen Sie unseren deprimierenden Taschenrechner. Erholt von: Washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Liste der Jobs, die in einem Büro arbeiten. Erholt von: Arbeit.Chron.com.
5. Was macht ein Büroassistent?. Sich vom Lernen erholt.Org.
6. Was genau machen Menschen in Bürojobs?. Erholt von: Reddit.com.