Verfahrenshandbuch

Wir erklären, was das Verfahrenshandbuch des Unternehmens ist, wofür es ist, und wir geben mehrere Beispiele an

Was ist das Handbuch für Verfahren des Unternehmens??

Er Verfahrenshandbuch einer Firma Es handelt sich um ein schriftliches Dokument, in dem die Anweisungen zum Abschluss einer Arbeitsaufgabe oder der Umgang mit einer bestimmten Situation, wenn sie am Arbeitsplatz entsteht, Schritt für Schritt auflistet. Es enthält die besten Verfahren des Unternehmens und die Beschreibungen der Hauptgeschäftsprozesse.

Dieses Handbuch enthält auch die Methoden und Standards darüber, wie die Arbeit erwartet wird. Durch die Schaffung des Verfahrenshandbuchs kann das Unternehmen zum Wachstum, zur Vereinfachung des Trainings und zur Erleichterung seiner Aufstiegsfähigkeit ermöglicht werden.

Dieses Handbuch kann ein Ordner mit drei Ringen, ein Ordner in einem freigegebenen Netzwerk des Netzwerks oder eine automatisierte Version sein, die online veröffentlicht wurde, mit a Software Verfahrensverwaltung. Jeder muss verstehen, was das Verfahrenshandbuch komponiert ist und wo Sie finden können, wenn jemand es braucht.

Das Schreiben eines Verfahrenshandbuchs erfordert, dass die in einen bestimmten Prozess verbundenen Schritte klar verstanden werden. Wenn das Unternehmen wächst, werden neue Verfahren benötigt. Das Verfahrenshandbuch kann auch als Verfahrensbibliothek betrachtet werden.

Die Handbuch beherbergen Beispiele für Verfahren, die als Modell für neue Betriebsverfahren verwendet werden können. Alle Mitarbeiter der Organisation müssen in den Richtlinien und Verfahren des Unternehmens unterrichtet werden. Sie müssen immer einen sofortigen Zugriff auf ein Verfahrenshandbuch haben.

Was ist das Verfahrenshandbuch für?

Ausbildung

Mit der Verwendung eines gut geschriebenen Verfahrenshandbuchs kann ein Unternehmen die Schulung neuer Mitarbeiter effektiver erleichtern.

Über das Training hinaus gibt ein Verfahrenshandbuch den aktuellen Mitgliedern des Teams eine Ressource, um die am wenigsten verwendeten Verfahren zu kennen, um sicherzustellen.

Damit die Mitarbeiter ihre Funktionen kennen

Die Mitarbeiter müssen verstehen, was von ihnen erwartet wird. Die Vorgesetzten benötigen ein Verfahrenshandbuch, um Geschäftsprozesse zu verwalten. Bei der Dokumentation der Standards wird das Wachstum, die Qualität und die Zufriedenheit des Kunden wichtig.

Verbesserung der Entscheidungsfindung

Durch die Richtlinien und Verfahren, die sich auf einen Funktionsbereich auswirken.

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Kommunikationsverbesserung

Ein Handbuch für effektive Verfahren bietet geeignete Methoden für die abteilungsübergreifende Kommunikation und ermöglicht es den Mitarbeitern, zusammenzuarbeiten.

Das Ziel des Verfahrenshandbuchs muss es sein, unterschiedliche Inhalte zu organisieren, um sowohl die Möglichkeiten als auch die Medien des Unternehmens widerzuspiegeln, um das Service zu erbringen oder das Produkt zu den niedrigsten und kürzesten Zeiten zu produzieren.

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern

Es hat den zusätzlichen Vorteil, die Arbeitszufriedenheit und eine hohe Motivation der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.

Wie man ein Verfahrenshandbuch ausarbeitet?

Vor der Entwicklung eines Verfahrenshandbuchs ist es wichtig, den Unterschied zwischen Politik, zentralem Prozess und Verfahren zu verstehen.

• Politik ist die festgelegte Grundprinzipien und die damit verbundenen Richtlinien, die von der Führung einer Organisation formuliert und angewendet werden, um ihre Handlungen auf der Suche nach langfristigen Zielen zu lenken und zu begrenzen.
• Grundlegender Prozess ist die Abfolge voneinander abhängigen und verknüpften Verfahren, die in jeder Phase eine oder mehrere Ressourcen (Arbeitnehmerzeit, Energie, Maschinen, Geld) zum Umwandeln in Produkte in Produkte konsumieren. Diese Ergebnisse dienen als Tickets für die nächste Stufe, bis ein bekanntes Ziel oder ein Endergebnis erzielt wird.
• Die Prozedur ist eine Abfolge von Aktivitäten oder einem festen Aktionskurs, das durch Schritte definiert ist (mit klar definiertem Start- und Endpunkt), die in derselben Reihenfolge durchgeführt werden müssen, um eine Aufgabe korrekt anzugeben.

1. Zentrale Prozesse definieren

Sie müssen alle zentralen Prozesse, die das Unternehmen hat. Es beginnt mit der Feststellung, welche Prozesse im Verfahrenshandbuch abgegrenzt und abgebildet werden, wodurch eine Zusammenfassung aller Verfahren erstellt wird, die einbezogen werden sollen.

Obwohl möglicherweise nicht jeder Prozess platziert wird, ist es wichtig, die grundlegendste und wichtigste festzustellen. Zum Beispiel könnte ein Restaurant zentrale Prozesse darüber definieren, wie ein bestimmtes Gericht hergestellt wird, aber ebenso wichtig ist der Reinigungsprozess des Restaurants.

Eine Liste der zentralen Prozesse, die in das Verfahrenshandbuch integriert werden müssen, sollte nach der Zuordnung erstellt werden. Das Programm wird als Leitfaden fungieren, um sicherzustellen.

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2. Schreiben Sie eine Einführung

Fügen Sie eine kurze Beschreibung des Handbuchs hinzu, das direkt an die Personen gerichtet ist, die das Handbuch verwenden, was die Leser bei der Verwendung des Handbuchs und der besten Möglichkeit, das Handbuch zu verwenden, erwarten können (dh „lesen Sie es von Anfang bis Ende "Oder" Verwenden Sie es als Verweis, um nach Bedarf nach Verfahren zu suchen ").

3. Stellen Sie ein Flussdiagramm jedes Prozesses fest

Jeder Prozess wird durch die Schritte oder Aufgaben definiert, die erforderlich sind, um sie abzuschließen. Wenn ein Schritt weggelassen wird, können Sie eine Niederlage verlieren oder verzögern oder ein defektes Endprodukt haben. Das Erstellen eines Flussdiagramms besteht darin, den Workflow zu definieren.

Um ein Handbuch zu vervollständigen, müssen Sie gleichzeitig mit einem Vorgang beginnen: Beginnen Sie mit dem ersten Prozess des Schemas. Die erforderlichen Schritte zur Ausführung des Vorgangs werden beschrieben, dann werden die Details für jeden Schritt zurückgegeben und geschrieben.

Sie müssen sicherstellen, dass jeder Schritt klar und präzise ist. Jeder Schritt muss genügend Details liefern, damit jeder die Anweisungen befolgen kann.

Nehmen wir beispielsweise an, dass ein Verfahren für den Verkaufsprozess durch eine Internetanforderung erstellt wird. Zunächst wird ein Flowdiagramm darüber gemacht, wie der potenzielle Kunde zunächst nach den angeforderten Informationen kontaktiert wird: per Telefon, E -Mail oder Textnachricht.

Wenn der Interessent nicht anfänglich kontaktiert werden könnte, wie oft wird das Verkaufsteam mit spezifischen Skripten für jeden Kontakt befolgt.

Wenn Sie sich an den Kunden wenden, wird ein anderes Skript sowie eine Reihe von Follow -ups zugewiesen.

4. Liefern Sie das Verfahren an eine andere Person, um es zu lesen

Es ist wichtig, einen Mitarbeiter oder jemanden zu erstellen, der bekannt ist, der ihn liest und die Anweisungen befolgt. Diese Person kann wertvolle Kommentare abgeben, wenn es Schritte gibt, die nicht ausgeschlossen sind oder nicht verstanden haben konnten.

Die auf den Kommentaren basierenden Kommentare werden gespült. Es ist möglich, dass Sie den Anweisungen etwas umschreiben, bearbeiten oder hinzufügen müssen.

5. Erstellen Sie Checklisten und Formulare

Für jeden Prozess ist es für Teammitglieder einfacher, ein Formular oder eine Checkliste zu befolgen. Aus diesem Grund muss eine detaillierte Vorlage entwickelt werden, basierend auf dem Zuordnungsprozess.

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Wenn beim Eintritt des Kunden bestimmte Informationen benötigt werden, sollten Sie sicherstellen, dass die Vorlage alle erforderlichen Informationen enthält, die präzise dargestellt werden.

Es sollte nicht angenommen werden, dass die Teammitglieder an alles erinnern, was auf das Verfahren hinweist, insbesondere wenn ein Kunde vor ihnen sitzt. Checklinge und Formulare müssen als Anhang zum Flussdiagramm und als Prozessschritte integriert werden.

6. Integrieren Sie es in ein Verfahrenshandbuch

Nachdem jedem Prozess ein Flussdiagramm zugewiesen wurde und alle unterstützenden Vorlagen erstellt wurden, sind sie in ein vollständiges Verfahrenshandbuch integriert. Das Handbuch ist auf der Grundlage der Abteilungen organisiert.

Zum Beispiel könnte das Verfahrenshandbuch die Abschnitte "Verkäufe", "Operationen" und "Verteilung" haben. Jeder Abschnitt ist in die zentralen Prozesse dieser Abteilung unterteilt, in der Regel in der Reihenfolge, in der jedes zentrale Verfahren bei der allgemeinen Lieferung der Produkte durchgeführt wird.

Im Abschnitt „Verteilung“ konnten mehrere Hauptprozesse durchgeführt werden, wie z.

Das Verfahrenshandbuch ist mit einer Inhaltstabelle organisiert und jede Prozedur ist eindeutig mit einem kräftigen Titelheader fertig.

Eine Abdeckung ist im Namen des Handbuchs, einer Inhaltstabelle, der Einführung und den Verfahren in der Reihenfolge der Inhaltstabelle enthalten.

Sie können sogar Registerkarten platzieren, damit die Teammitglieder das Handbuch leicht überprüfen, um die relevanten Verfahren in ihren Abteilungen zu finden.

Schließlich werden die Kopien gemacht und verteilt. Sie müssen kontinuierliches Feedback fördern und das Handbuch bei Bedarf aktualisieren. Es muss ein Handbuch in einem angegebenen Bereich jedes funktionalen Standorts erhältlich sein, der Richtlinien und Verfahren verwendet.

Beispiele für das Verfahrenshandbuch

-Handbuch zum Kochen von Hamburgern auf eine bestimmte Weise.

-Handbuch zum Handeln vor einem Feuer, Erdbeben oder Naturkatastrophen.

-Handbuch zum Handeln vor Kundenbeschwerden oder einem aggressiven Kunden.

-Handbuch zur Durchführung eines Personalauswahlprozesses.

-Handbuch, um zu wissen, wie man in einem Restaurant arbeitet.

-Handbuch zum Servieren des Kunden bei Amazon.