Was ist der Lebenszyklus von Dokumenten??

Er Wichtiger Zyklus von Dokumenten Es besteht aus einer Reihe von Phasen, durch die eine Datei während ihrer gesamten Nutzungsdauer fährt. Diese Phasen reichen von der Erstellung eines Dokuments bis hin zu all seinen Verwendungen und Modifikationen, bis es zerstört oder dauerhaft eingereicht wird.

Das Konzept des Lebenszyklus der Dokumente wurde nach dem Zweiten Weltkrieg in den Vereinigten Staaten erstellt. Dies befolgt der Notwendigkeit, einen angemessenen Weg zu finden, um viele Dateien zu verwalten, die sich angesammelt hatten.

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Jede Disziplin befasst sich unterschiedlich mit dem Lebenszyklus der Dokumente unter Berücksichtigung ihres Ansatzes und der Art der Datei. Zum Beispiel kann der Lebenszyklus eines juristischen Dokuments unterschiedliche Phasen als diejenigen haben, die über ein akademisches Dokument verfügen.

In jedem Fall müssen die Überlegungen der Zeit, in der ein Dokument aufbewahrt werden, wie man gespeichert werden oder wie seine korrekte Verwendung ausgesetzt sein sollte. In ähnlicher Weise gibt es auch unterschiedliche Ansätze in den Phasen seines Lebenszyklus.

Zum Beispiel kann es Dokumente ohne Wert für ein Unternehmen oder ein staatliches Unternehmen aufgrund seiner Antike geben. Dieselben Dateien können jedoch einen hohen historischen Wert für ein Museum haben.

Ein weiterer grundlegender Unterschied besteht das, was zwischen analogen und digitalen Dokumenten besteht. Obwohl die Bedeutung im Inhalt der Dokumente liegt.

Die drei Altersgruppen der Dokumente

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1972 schlug der Historiker Carlos Wyffels die Theorie der drei Altersgruppen vor. Daher sind Dokumente Objekte, die einen wesentlichen Prozess haben, in dem ihre Verwendungen verändert werden.

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Im Allgemeinen haben die Dokumente unmittelbar nach ihrer Erstellung und für eine bestimmte Zeit intensiv genutzt. Im Laufe der Zeit wird diese Verwendung jedoch reduziert, bis sie vollständig aufhört, entweder weil sie archiviert oder zerstört werden.

Laut Wyffels ist dieser Zyklus, durch den alle Dokumente durchlaufen.

Das administrative oder aktive Alter (Verwaltungsdatei)

Bezieht sich auf die aktive Zeit eines Dokuments. Es beginnt zum Zeitpunkt seiner Schöpfung und durchläuft verschiedene Phasen, in denen es häufig konsultiert, übertragen und geteilt wird.

Zum Beispiel beginnt das administrative Alter eines Tickets für öffentliche Dienste, wenn es generiert wird. Dann wird es für eine begrenzte Zeit in Bewegung fortgesetzt: während ein Postbotenzuweisung oder per E -Mail, bei Konsultation und bei Bezahlung.

Das mittlere oder halbaktive Alter (Zentralarchiv)

Es ist die Zeit, in der das Dokument die Nützlichkeit verloren hat, für die es erstellt wurde. Daher hat es keine so aktive Verwendung wie im Verwaltungsalter. Es ist jedoch erhalten und kann in seltener Weise konsultiert werden.

Beispiel. Es ist sehr wahrscheinlich, dass er nie wieder konsultiert wird, aber er bleibt eingereicht, falls Bedenken auftreten.

Die halbaktive Lebensdauer von Dokumenten kann je nach Art des Dokuments und gemäß dem Kontext variabel sein. Ein juristisches Dokument kann beispielsweise ein aktives Leben haben als ein Ticket für öffentliche Dienste.

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Inaktives Alter oder historisches Alter (historisches Archiv)

Bezieht sich auf die endgültige Periode der Dateien. Allerdings haben nicht alle Dateien das gleiche Ziel. Abhängig von ihrer Natur können sie in historische oder zerstört werden.

Historische Archive sind diejenigen, die einen kulturellen oder Forschungswert haben. Daher sind sie in dieser Phase beschafftete Erhaltungsmethoden, die sie auf die volle Weise halten.

Stadien des Lebenszyklus von Dokumenten

Die drei Altertheorie legt im Allgemeinen die grundlegenden Phasen fest, die alle Dokumente durchlaufen. Es gibt jedoch auch andere spezifischere Phasen, die die Nützlichkeit und Manipulation von Dokumenten definieren.

Die Phasen, durch die ein Dokument durchläuft, hängen von seinem Wert, seiner Verwendung und seinem Kontext ab. In Übereinstimmung mit diesen Merkmalen wird festgestellt.

Dies sind einige der Hauptstadien, durch die ein Dokument während seiner gesamten Nutzungsdauer verläuft:

1-Creation: Es besteht aus der Erstellung des Dokuments, entweder im gedruckten oder im digitalen Format.

2-sweetiness: Nach dem Format, in dem das Dokument erstellt wurde, wird es physisch oder digital gespeichert. In einigen Fällen wird die Digitalisierungsphase auch berücksichtigt, wenn sie Teil des Prozesses ist.

3-Kategorisierung: Es bezieht sich auf die Organisation, Klassifizierung oder Indexierung der Dokumente gemäß den in jedem Kontext festgelegten Parametern.

4-Transferenz: bezieht sich auf die Lieferung und/oder die Lieferung eines Dokuments gemäß den Merkmalen. In heute kann sich dies auf eine Lieferung per physischer Mail oder einen E -Mail -Versand beziehen, sodass der Fall sein mag.

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5-Verteilung: Diese Phase bezieht sich auf Dokumente, die für die öffentliche Nutzung oder Notwendigkeit bestimmt sind. Daher müssen sie nach der Erstellung einer bestimmten Gruppe von Personen offenbart werden.

6-kollaborative Verwendung: Derzeit können Dateien für die gemeinsame Verwendung und Bearbeitung angeordnet werden. Diese Phase ist jüngster Erscheinungsbild und wird ausschließlich für digitale Dokumente berücksichtigt.

7-insultation: Es bezieht sich auf die Phase, in der die Dokumente mit der Absicht angeordnet sind, dass sie konsultiert werden können. Während dieses Prozesses sind Sicherheits- und/oder Zugänglichkeitsbestimmungen sehr wichtig, abhängig von der Öffentlichkeit, von der erwartet wird, dass sie auf die Informationen zugreifen wird.

8-archivado oder Zerstörung: Dies ist die letzte Phase des Lebenszyklus aller Dokumente. Entspricht dem Moment, in dem entschieden wird, ob es einen ausreichenden historischen Wert hat, um erhalten zu werden oder im Gegenteil, es wird zerstört.

Ressourcen

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