Exekutivsekretär

Ein Exekutivsekretär ist derjenige, der die hochrangigen Führungskräfte eines Unternehmens unterstützt

Was ist der Exekutivsekretär??

Der Exekutivsekretär Es ist ein Job oder Beruf, der dazu dient, den Mitarbeitern in einem Unternehmen oder einer Organisation maximale Unterstützung für hohe Mitarbeiter zu unterstützen. Es wird derjenige sein, der den Zeitplan der Führungskräfte organisiert und verwaltet und ihnen hilft, eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben auszuführen.

Ziel ist es, zur allgemeinen Effizienz des Geschäfts beizutragen, indem sichergestellt wird, dass alle zugewiesenen Verwaltungsaufgaben rechtzeitig und effizient durchgeführt werden.

Eine Sekretärin ist die Person, die administrative Unterstützung leistet und Aufgaben wie das Schreiben und Archivieren, die Beantwortung des Telefons und die Übermittlung von Nachrichten ausführen kann.

Der Exekutivsekretär oder Verwaltungsassistent führt auch einige dieser Aktivitäten, zusätzlich zur Koordination des Büros, der Erforschung der Produkte, der Interaktion mit den Lieferanten, der Anfrage nach Produkten und der Erstellung einer Datenbank durch.

Normalerweise erhalten Executive Secretaries höhere Löhne als Sekretäre, da sie hohe Funktionen ausführen und die Produktivität der Büro beschleunigen. Sie können diese Position sowohl Männer als auch Frauen einnehmen.

Exekutivsekretärprofil

- Bachelor of Business Administration oder verwandte Bereiche.

- Erfahrung als Exekutivsekretär oder eine ähnliche administrative Rolle bewährt.

- Seien Sie in der Verwaltung von Microsoft-offfrice auf integrale Weise kompetent und in der Software „Back-Office“, z. B. ERP-Systeme.

- Tiefes Wissen über die Verwaltung von Büros und grundlegenden Rechnungslegungsverfahren sowie das relevante technische Vokabular, das in der Branche behandelt wird.

- Vertrautheit mit den Grundlagenforschungsmethoden und mit den Techniken zur Darstellung von Berichten.

Kann Ihnen dienen: Strukturwandel: Konzept, Merkmale, Beispiele

- Hervorragende Fähigkeiten zum Zeitmanagement und Zeitmanagement.

- Hervorragende Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten.

- Integrität und Vertraulichkeit.

- Geschwindigkeit und Fähigkeit sowohl im Zeitmanagement als auch in Multitasking -Funktionen (Multitasking) zeigen.

Benötigte Fähigkeiten

- Executive Secretaries müssen effizient sein in Grundfertigkeiten wie Schreiben, Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung sowie Erfahrung mit Bürogeräten und Softwareanwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Grafiken.

- Sie müssen hervorragende Fähigkeiten für die Fähigkeiten haben Zeit verwalten und die Fähigkeit, verschiedene Verantwortlichkeiten effektiv zu erfüllen.

- Es braucht auch andere Qualitäten wie gutes Urteilsvermögen, Diplomatie, Diskretion und Fähigkeit, Probleme zu lösen autonom.

- Sie brauchen fest Kommunikationsfähigkeit Um mit der Öffentlichkeit zu interagieren, Berichte zu schreiben und Publikationen zu überprüfen.

- Wissen Beachten Sie die totale Aufmerksamkeit Was andere Leute sagen, nehmen sich die Zeit, um die Punkte zu verstehen, die gestellt werden, Fragen nach angemessener und nicht in unangemessenen Momenten stören.

- Totales Verständnis von schriftlichen Gebeten und Absätzen In Arbeiten bezogene Dokumente.

- Klar kommunizieren Mit anderen Personen, um die Informationen effektiv zu übertragen.

- Habe einen Effektive schriftliche Kommunikation, als am besten für die Bedürfnisse des Publikums angemessen.

- Sie müssen die entwickeln kritisches Denken, Die Verwendung von Logik und Argumentation zur Ermittlung der Stärken und Schwächen alternativer Lösungen, Schlussfolgerungen oder Ansätze für die auftretenden Probleme.

- In der Lage sein, a proaktives Lernen, Verstehen Sie die Auswirkungen der neuen Informationen für die Problemlösung und die aktuelle Entscheidungsfindung.

Kann Ihnen dienen: direkte Arbeit

- In der Lage sein Überprüfen und bewerten ihre eigene Leistung und die von anderen Personen oder Organisationen, um Verbesserungen vorzunehmen oder Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Funktionen eines Exekutivsekretärs

- Ein Exekutivsekretär kann für die kleine Schachtel und die Buchhaltung verantwortlich sein, kann aber auch ein Budget verwalten.

- Sie können Elemente auf einer Website veröffentlichen, obwohl Sie die Website auch entwerfen und verwalten können.

- Sie können die Dateneingabe in eine Tabelle eingeben, die sie entworfen hat und die für Berichtsfunktionen verwendet wird.

- Ein Exekutivsekretär kann das Verwaltungsmitarbeiter überwachen. Er informiert häufig den Executive Director und kann einen oder mehrere Führungskräfte mit hoher Ebene unterstützen.

Verantwortlichkeiten

Aufmerksamkeit für Führungskräfte

- Behalten Sie den Zeitplan der Führungskräfte bei und helfen Sie bei der Planung der Termine, Sitzungen des Verwaltungsrates, Konferenzen usw.

- Nehmen Sie an Besprechungen teil, um Minuten zu machen und Minuten zu treffen, dann kompilieren Sie sie, transkribieren Sie und verteilen Sie sie.

- Treffen Sie alle Reisevorbereitungen für Führungskräfte: Durchgangskauf, Hotelreservierung, pro Diem -Lieferung, Verwaltung und Überprüfung der entsprechenden Dokumentation usw.

- Führen Sie die anvertrauten Untersuchungen durch, sammeln Sie Daten und erstellen Sie Dokumente oder Berichte zur Prüfung und Präsentation durch Führungskräfte, Ausschüsse und Verbindungen von Direktoren, wie zugewiesen.

- Bewältigen Sie vertrauliche Dokumente, um sicherzustellen, dass sie geschützt und sicher bleiben.

Interne und externe Interaktion

- Erhalten und filtern Sie die Telefonanrufe und leiten Sie sie an die entsprechende Person weiter, wenn sie bequem sind.

- Behandeln, priorisieren und verteilen Sie alle eingehenden oder ausgehenden Korrespondenz (E -Mail, Briefe, Faxe, Pakete usw.), Lesen und Analysieren der Memoranden, Präsentationen und eingehenden Berichte, um ihre Bedeutung zu bestimmen und ihre Verteilung zu planen.

Es kann Ihnen dienen: Industriewirtschaft: Konzept, Wichtigkeit, Beispiel für Mexiko

- Bereiten Sie Antworten auf die Korrespondenz vor, die Routinekonsultationen enthält.

- Überwachen Sie die Verwendung von Büroversorgungen und verhandeln Begriffe mit Lieferanten, um sicherzustellen, dass Bestellungen rentabler sind.

- Treffen Sie sich mit Einzelpersonen, besonderen Interessengruppen und anderen, im Namen von Führungskräften, Ausschüssen und Verwaltungsrat.

- Begrüßen Sie Besucher und stellen Sie fest, ob sie Zugang zu bestimmten bestimmten Personen erhalten sollten.

Administrative Unterstützung

- Halten Sie elektronische und Papierakten eingereicht, um sicherzustellen, dass die Informationen organisiert und leicht zugänglich sind, um sie schnell wiederherzustellen.

- Bereiten Sie Rechnungen, Berichte, Briefe, Finanzabschlüsse und andere Dokumente vor, wobei die Textverarbeitungssoftware, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und/oder Präsentationen auch die entsprechende Unterstützung bei der Buchhaltung liefern.

- Allgemeine Büroaufgaben ausführen, z. B. die Wartung von Verwaltungssystemen und das Durchführen von grundlegenden Rechnungslegungsarbeiten.

- Koordinieren und direkte Bürodienste wie Aufzeichnungen und Budgetvorbereitung, um Führungskräften zu helfen.

- Erstellen und überwachen Sie Verwaltungsrichtlinien und -verfahren sowohl für Büros als auch für Organisationsmitarbeiter.

- Überprüfen Sie die betrieblichen Praktiken und Verfahren, um festzustellen, ob Verbesserungen in Bereichen wie Workflow-, Berichts- oder Kostenverfahren vorgenommen werden können.

- Überwachen und schulen Sie andere Verwaltungsmitarbeiter.

Verweise

1. Praktikabel. Executive Sekretär Jobbeschreibung. Aus Ressourcen entnommen.Praktikabel.com.
2. Hrvillage. Executive Sekretär Jobbeschreibung. Von Hrvillage entnommen.com.
3. BSR. Verantwortlichkeiten der Exekutivsekretär. Aus Beastsampleresume entnommen.com