Korrespondenzeinheit Funktionen, Struktur, Wichtigkeit

Der Korrespondenzeinheit Es handelt sich um eine Workstation, die interne und externe Kommunikation und Dokumente für alle Mitglieder einer Organisation zwischen verschiedenen Abteilungen empfängt, klassifiziert, aufzeichnet und verteilt. Ziel ist es sicherzustellen.

Private und öffentliche Unternehmen oder Unternehmen implementieren dieses Dokumentmanagementprogramm, um Korrespondenzkontrollprozesse zu beschleunigen. Es ist ein Prozess, der in die organisatorische Dynamik integriert wird und die Erreichung der Ziele des Unternehmens ermöglicht.

Die Korrespondenzeinheit beobachtet die effektive und schnellere Bereitstellung von Informationen innerhalb eines Unternehmens. Quelle: Pixabay.com

Von den alten Archiven bis zum digitalen Zeitalter hat die Organisationsmethode dieser Abteilung den Zweck, einen einfachen Zugriff auf die interessierenden dokumentarischen Informationen und den Schutz der Kontrollakten, der Dateien, der Handbücher und der gesamten Historik des Unternehmens in zu ermöglichen physisches und/oder digitales Format.

Derzeit werden Software entwickelt, um das Dokumentenmanagement zu beschleunigen, was sich positiv auf die Umweltumgebung ausgewirkt hat, da die physische Datei eher verschwindet und der Verbrauch des Papiers vermieden wird.

Ebenso wird die Lieferung oder den Empfang der Korrespondenz dynamischer und durch das Intranet und das Extranet beschleunigt.

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Funktionen

Die Korrespondenzeinheit verfügt über spezifische Funktionen, die darauf abzielt.

Zu den spezifischen Funktionen der Korrespondenzeinheit gehören Folgendes:

- Steuern Sie den Eintritt und den Ausgang von Dokumenten.

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- Verteilt die Kommunikation auf die entsprechenden Bereiche.

- Verarbeiten Sie die Korrespondenz und die Kommunikation, die intern und extern generiert werden.

- Digitalisierung von Dokumenten.

- Bestellen Sie die Dokumente des Dokumentarfonds des Unternehmens an, klassifizieren und beschreiben Sie sie.

- Dokumentarfilmproduktion sparen und steuern.

- Die Korrespondenz, die erzeugt oder empfangen wird, aufeinanderfolgende Zahlen zuweisen (Strahlung).

- Wählen Sie die Dokumente und Mitteilungen aus, die erhalten werden müssen, und übertragen Sie sie in das Zentralarchiv.

Struktur

Die Korrespondenzeinheit ist nach Größe und Merkmalen des Unternehmens oder der Institution organisiert. Es hängt normalerweise von einem Hauptquartier ab, das sich in zwei Untereinheiten unterteilt: eine Eingabe und eine aus dem Ausgang.

Jede Untereinheit hat spezifische Funktionen, die an der Verabreichung und Kontrolle von allem orientiert werden, was sowohl mit interner als auch mit externer Korrespondenz zu tun hat. Diese Art von Strukturierung wie folgt:

Führung

Definieren Sie die Vorschriften und Richtlinien, die die Erzeugung von Dokumenten, die Verteilungsmethoden, den Versand und den Empfang der Korrespondenz und die Zuordnungen der Mitglieder der Abteilung rationalisieren, normalisieren und regulieren. Das heißt, koordinierte Weise generieren sie den Prozess des Dokumenten- und Archivmanagements sowie deren effektive Systematisierung.

Korrespondenzuntereinheit

Es ist verantwortlich für die Implementierung der Verteilungs- und Kontrollmethoden im Bereich Dokumentverwaltung auf der Grundlage der von der Gesellschaft festgelegten Richtlinien und Vorschriften. Dies ist unterteilt in:

Eintragskorrespondenz

Dies sind die Dokumente, die an die verschiedenen Abteilungen der Institution ankommen und sich richten. In diesem Bereich werden die Dokumente empfangen. Vor der Versiegelung der Einhaltung der Rezeption muss überprüft werden, ob:

- Sind in der Tat für die Institution oder das Unternehmen.

- Die Angelegenheit ist der Institution oder Gesellschaft innewohnt.

- Werden ordnungsgemäß versiegelt und unterschrieben.

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- Die Anhänge sind abgeschlossen, wenn sie existieren. Wenn dies nicht der Fall ist, muss der Anspruch sofort an den Emitter geschriebener oder mündlicher Form erhoben werden.

- Das Siegel der Untereinheit mit Datum und Uhrzeit des Empfangs wird platziert.

Kontrolle und Lieferung

Dann werden die Dokumente klassifiziert, indem das Symbol platziert wird, das der Abteilung entspricht, in der es gesendet werden muss. Die Registrierung erfolgt in Übereinstimmung mit den Hauptsteuerungsdaten als Empfangsdatum, Abteilung, zu der sie beabsichtigt sind, Registrierungssteuerungsnummer und die ursprünglichen Absendungsdaten.

Nach dieser Phase der Dokumentation und Klassifizierung wird die Verteilung fortgesetzt, die dazu besteht. Die Abteilung wird fortfahren.

Falls festgestellt wird, dass ein Dokument nicht auf die Institution gerichtet ist oder nicht in seinem Wettbewerb liegt.

Korrespondenz beenden

Dieser Bereich ist verantwortlich für die Erhalt von Korrespondenz und Dokumenten von jedem der Abteilungen des Unternehmens oder des Instituts und der Organisation dieser basierend auf ihrem Ziel. Er wird das Büro auf den entsprechenden Straßen machen, sobald sie Folgendes validieren:

- Dokumente müssen in institutionellem Papier geschrieben werden.

- Die Dokumente müssen unterzeichnet werden (sowohl das Original als auch die Kopie).

- Anhänge müssen beigefügt sein.

- Der Empfänger und die Adressdaten müssen korrekt sein.

- Der Kontroll- und Ausgangsdatensatz muss mit Datum und Code angezeigt werden.

Nachdem Sie die für den Versand festgelegten Daten und Merkmale überprüft und genehmigt haben.

Dieser Bereich übernimmt die Verantwortung für den Versand und die Lieferung an die Ziele, nachdem sie sie nach der Straße klassifiziert haben (per Post, unter anderem persönlich oder direkt über einen Austausch).

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Die Umschläge werden gekennzeichnet und die Dokumente, die sie in der Lieferung oder den Rechnungen entsprechend der Route, auf der sie versandt werden, enthalten. Sie müssen eine Kopie der versiegelten und signierten Dokumente als Bestätigung des Empfangs zurückgeben.

Schließlich sind sie in alphabetischen, numerischen, thematischen oder chronologischen Reihenfolge archiviert, um die Ausgangsregistrierung durchzuführen und die Kontrolle festzulegen.

Bedeutung

Die Korrespondenzeinheit ist ein empfindlicher und hoher vertraulicher Bereich. Es hängt davon ab, dass die Beziehungen und die Kommunikation innerhalb und außerhalb der Institution effektiv und zeitnah durchgeführt werden.

Die Bedeutung der Korrespondenzeinheit beruht auf der Tatsache, dass dies diejenige ist, die die Erhaltung, Sorgerecht und Erhaltung der Dokumente garantieren muss, die die Erinnerung an die Institution oder Gesellschaft ausmachen.

Das Hauptziel besteht darin, Zugriff auf die schriftlichen Informationen zu gewähren, die in der Entität behandelt werden.

Verweise

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